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Datenschutzinformation zum JJVW-Hub

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist der Ju-Jutsu Verband Württemberg e.V., Geschäftsstelle, Am Tauberberg 31, 97922 Lauda-Königshofen, E-Mail: praesident@jjvw.de, Web: https://jjvw.de/.

Datenschutzanfragen können außerdem über den Bereich „Datenschutz & meine Daten“ im angemeldeten JJVW-Hub gestellt werden. Anfragen per E-Mail, Brief, Telefon oder persönlich werden intern als Datenschutzvorgang nacherfasst.

2. Zwecke des JJVW-Hubs

Der JJVW-Hub unterstützt die Verbandsarbeit. Je nach Rolle oder Teilnahme werden personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke verarbeitet:

• Benutzerkonto, Anmeldung, E-Mail-Bestätigung und sichere Zugriffssteuerung;
• Personen-, Vereins-, Funktions-, Graduierungs- und Lizenzverwaltung;
• Planung, Anmeldung und Durchführung von Lehrgängen und Veranstaltungen;
• Nachweis bestätigter Lehrgangsteilnahmen und anerkannter Pflicht- oder Techniklehrgänge;
• Anmeldung, Durchführung und Dokumentation von Prüfungen sowie Prüferqualifikationen;
• Referenten-, Ausrichter-, Spesen- und sonstige Abrechnungen;
• vorgangsbezogene Kommunikation;
• Bearbeitung von Datenschutzrechten und Dokumentation von Datenschutzvorfällen;
• IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Datensicherung und Wiederherstellung.

3. Verarbeitete Daten

Welche Daten konkret erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Vorgang ab. Dazu können insbesondere gehören:

• Stammdaten wie Name und, soweit erforderlich, Geburtsdatum;
• Kontaktdaten wie E-Mail, Telefon und in einzelnen Vorgängen Anschrift;
• Benutzerkonto-, Rollen-, Funktions- und Sicherheitsdaten;
• Vereinszugehörigkeiten, Graduierungen, Lizenzen und Qualifikationen;
• Anmeldungen, Wartelisten-, Storno-, Teilnahme- und Veranstaltungsdaten;
• Prüfungs-, Ergebnis- und Prüferdaten;
• Abrechnungs-, Zahlungs- und erforderliche Bankdaten;
• Dokumente und Anhänge, die für den jeweiligen Vorgang benötigt werden;
• technische Protokolldaten für Sicherheit und Fehleranalyse;
• optional ein Profilbild.

Gesundheits- oder Einschränkungsangaben werden nur in ausdrücklich vorgesehenen Situationen erhoben, wenn sie für eine konkrete zulässige Anpassung einer Veranstaltung oder Prüfung benötigt werden. Solche Angaben sind freiwillig und werden nicht in die allgemeine dauerhafte Sporthistorie übernommen.

4. Herkunft der Daten

Viele Daten werden direkt von der betroffenen Person erhoben, etwa bei Registrierung, Lehrgangsanmeldung, Prüfungsanmeldung oder Abrechnung. Daten können außerdem vom Mitgliedsverein oder dessen berechtigten Ansprechpartnern, von zuständigen Funktionsträgern des JJVW, aus Prüfungs-, Lehrgangs- und Veranstaltungsunterlagen, aus bestehenden zulässigen fachlichen Verbandsbeständen sowie von anderen Personen stammen, soweit dies für einen konkreten Verbandsvorgang erforderlich ist.

Wenn Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden, erfolgt die Information nach Maßgabe von Art. 14 DS-GVO, soweit keine gesetzliche Ausnahme eingreift.

5. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO: wenn die Verarbeitung für eine Anmeldung, Teilnahme, Prüfung, Abrechnung oder ein vergleichbares Rechts- oder Leistungsverhältnis erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO: wenn Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, etwa bei Datenschutzanfragen, Datenschutzvorfällen oder gesetzlichen Finanz- und Nachweispflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO: für berechtigte Interessen des JJVW an sicherem Systembetrieb, geordneter Verbandsarbeit, fachlichen Nachweisen und einer auf das Erforderliche begrenzten Sporthistorie, soweit Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person nicht überwiegen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO: bei freiwilligen sensiblen Angaben, insbesondere Gesundheits- oder Einschränkungsangaben, sofern dafür eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

6. Erforderlichkeit der Angaben

Es werden nur Angaben verlangt, die für den jeweiligen Vorgang benötigt werden. Bei einem Benutzerkonto sind insbesondere Name, E-Mail und ein Passwort erforderlich. Weitere Angaben wie Telefon, Geburtsdatum oder Anschrift sind bei der Kontoanlage grundsätzlich optional und werden nur benötigt, wenn ein konkreter Fachvorgang dies erfordert. Bei Lehrgängen oder Prüfungen können je nach Ausschreibung und Regelwerk zusätzliche Pflichtangaben erforderlich sein. Ohne erforderliche Angaben kann der jeweilige Vorgang gegebenenfalls nicht durchgeführt werden.

7. Zugriffsberechtigte

Zugriffe richten sich nach Aufgabe und Zuständigkeit. Es gilt das Need-to-know-Prinzip.

• Präsidium und Verwaltung erhalten im Rahmen ihrer Zuständigkeit Zugriff auf erforderliche Verwaltungs- und Personendaten.
• Fachfunktionäre sehen nur die Daten ihrer Fachbereiche und Vorgänge, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist.
• Prüfungsbeauftragte erhalten die für ihre Disziplin notwendigen Prüfungs- und Prüferdaten.
• Finanzverantwortliche erhalten die für Prüfung, Auszahlung und Belegübernahme notwendigen Abrechnungsdaten.
• Ausrichter und Lehrgangsorganisation erhalten nur die Daten, die sie für Durchführung und Teilnehmer- oder Zahlungsabgleich des konkreten Vorgangs benötigen.
• Technische Administratoren erhalten keinen automatischen fachlichen Vollzugriff auf besonders geschützte Personen- oder Datenschutzbereiche.
• Betroffene Personen können im eigenen Konto Daten und Historien einsehen, soweit die jeweilige Funktion dies vorsieht.

8. Dienstleister und Empfänger

Für den technischen Betrieb nutzt der JJVW beauftragte Hosting- und IT-Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Nach dem derzeitigen Stand erfolgt die Hostingverarbeitung innerhalb der EU beziehungsweise des EWR.

Personenbezogene Daten können außerdem an fachlich zuständige Empfänger weitergegeben werden, wenn dies für den konkreten Vorgang erforderlich ist, etwa an Ausrichter, zuständige Verbandsfunktionäre, Finanzverantwortliche oder die eigentliche Buchhaltung. Behörden oder andere Stellen erhalten Daten nur, wenn eine rechtliche Verpflichtung oder eine sonstige Rechtsgrundlage besteht.

Der Hub verwendet standardmäßig keine extern eingebetteten Tracking-, Analyse-, Karten-, Font- oder CDN-Dienste. Externe Angebote werden als Links geöffnet. Eine Übermittlung an Drittländer ist im aktuellen Standardbetrieb nicht vorgesehen.

9. Speicherdauer

• Login- und Sicherheitsprotokolle: grundsätzlich 90 Tage; kurzlebige Login-Throttle-Hilfsdaten höchstens 24 Stunden.
• Personen- und Kontaktdaten: nur solange sie für Verbandsarbeit oder einen konkreten Vorgang benötigt werden; nach längerer Inaktivität erfolgt eine Bereinigungsprüfung.
• Bestandene Prüfungen und Graduierungen: als reduzierter fachlicher Nachweis langfristig.
• Nicht bestandene Prüfungen: personenbezogen grundsätzlich 3 Jahre.
• Gesundheits- und Einschränkungsangaben: spätestens 90 Tage nach Abschluss des konkreten Vorgangs.
• Lehrgangsanmeldungen: operative Anmeldung grundsätzlich bis zu 3 Jahre nach endgültigem Abschluss; Warteliste und normales Storno regelmäßig 90 Tage.
• Bestätigte Lehrgangsteilnahme: als reduzierte persönliche und fachliche Teilnahmehistorie langfristig.
• Zusatzfragen und operative Unterlagen: regelmäßig 90 Tage nach Abschluss.
• Abrechnungsbelege und Bankdaten im Hub: regelmäßig 90 Tage nach Auszahlung und gesicherter Belegübernahme; das dauerhafte Buchhaltungsarchiv liegt außerhalb des Hubs.
• Datenschutzanfragen und Datenschutzvorfälle: grundsätzlich 3 Jahre nach Abschluss; bei laufenden Rechts- oder Behördenverfahren erforderlichenfalls länger.
• Hub-Backups: regulär 30 Tage rollierend; Go-Live-Sicherungen 90 Tage.

Im Einzelfall kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein, etwa bei einem laufenden Rechts-, Behörden-, Haftungs- oder Streitverfahren. Dann wird die weitere Aufbewahrung auf den erforderlichen Umfang begrenzt.

10. Profilbilder

Ein Profilbild ist optional. Ohne ausdrückliche öffentliche Freigabe ist es nicht allgemein für alle Hub-Nutzer sichtbar. Zugriff haben die betroffene Person selbst sowie Präsidium und Verwaltung im Rahmen der Personenverwaltung; weitere Fachfunktionen nur, wenn ein konkreter Arbeitsablauf dies ausdrücklich erfordert. Eine öffentliche Verwendung erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe.

11. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Im derzeitigen JJVW-Hub finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen statt, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Ein Profiling zu Werbe-, Bewertungs- oder Scoringzwecken ist nicht vorgesehen.

12. Rechte betroffener Personen

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DS-GVO;
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DS-GVO;
• Löschung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, nach Art. 17 DS-GVO;
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO;
• Information bestimmter Empfänger über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, soweit Art. 19 DS-GVO dies verlangt;
• Datenübertragbarkeit, soweit Art. 20 DS-GVO anwendbar ist;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DS-GVO;
• Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Eine Kontoschließung löscht nicht automatisch fachlich weiterhin erforderliche Prüfungs-, Graduierungs-, Lizenz- oder bestätigte Teilnahmehistorien. Ein Löschbegehren wird deshalb als eigener Datenschutzvorgang geprüft und dokumentiert.

13. Zuständige Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, Web: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/.

14. Sicherheit

Der JJVW setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu erreichen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffe, Passwort- und E-Mail-Verifikation, Login-Drosselung, Sitzungsgrenzen, erneute Passwortbestätigung für kritische Aktionen, begrenzte Protokollfristen, kontrollierte Dateiuploads, Backups und geregelte Wiederherstellung sowie dokumentierte Datenschutzvorfallprozesse.

15. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn sich Funktionen, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Dienstleister oder wesentliche technische Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird im JJVW-Hub bereitgestellt. Stand der Ausgangsfassung: 24.09.2026.