Datenschutzinformationen zur Veranstaltungsanmeldung
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung von Veranstaltungen ist der Ju-Jutsu-Verband Württemberg e.V., Geschäftsstelle, Am Tauberberg 31, 97922 Lauda-Königshofen, E-Mail: praesident@jjvw.de.
Zwecke der Verarbeitung
Die im Rahmen einer Veranstaltungsanmeldung erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung verarbeitet. Dazu gehören insbesondere die Verwaltung der Anmeldungen und Teilnehmenden, die Kommunikation zur Veranstaltung, die Prüfung von Teilnahmevoraussetzungen, die Verwaltung von Teilnahmegebühren, die Erstellung erforderlicher Teilnehmer- und Organisationslisten sowie gegebenenfalls die Abwicklung veranstaltungsbezogener Kosten und Abrechnungen.
Soweit im Rahmen einer Veranstaltung zusätzliche Angaben abgefragt werden, beispielsweise zur Übernachtung, Verpflegung, Bekleidungsgröße oder zu anderen organisatorischen Wünschen, werden diese ausschließlich für die Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung verwendet. Sofern eine Person bereits im JJVW-Hub geführt wird, können vorhandene Stammdaten zur Vermeidung einer erneuten Datenerfassung mit der Anmeldung verknüpft werden.
Rechtsgrundlagen
Soweit die Verarbeitung zur Anmeldung, Durchführung und Abrechnung einer Veranstaltung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Soweit Daten zur ordnungsgemäßen internen Organisation, zur Vermeidung von Mehrfacherfassungen, zur Sicherstellung korrekter Teilnehmerdaten oder für interne statistische Auswertungen verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer effizienten, sicheren und nachvollziehbaren Organisation der Veranstaltungen und Verbandsarbeit. Soweit eine Verarbeitung im Einzelfall ausdrücklich auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Verarbeitete Daten
Verarbeitet werden je nach Veranstaltung insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Vereinszugehörigkeit, Geburtsdatum beziehungsweise Altersgruppe, Graduierung, Anmelde- und Veranstaltungsdaten, Teilnahme- und Zahlungsinformationen, freiwillige oder veranstaltungsbezogen erforderliche Zusatzangaben sowie gegebenenfalls Abrechnungsdaten und eingereichte Nachweise. Es werden nur die für die jeweilige Veranstaltung erforderlichen oder freiwillig angegebenen Daten verarbeitet.
Herkunft der Daten
Die Daten werden grundsätzlich von der betroffenen Person selbst oder von einer für sie handelnden Person übermittelt. Darüber hinaus können Daten aus einem bereits vorhandenen Benutzerkonto oder Personenstammdatensatz im JJVW-Hub übernommen werden. Bei Sammelanmeldungen, Anmeldungen durch einen Verein oder manueller Erfassung durch einen berechtigten Funktionär können personenbezogene Daten durch eine andere Person an den JJVW übermittelt werden.
Empfänger
Zugriff auf die Daten erhalten ausschließlich diejenigen Funktionäre und mit der Veranstaltungsorganisation beauftragten Personen, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Soweit dies für die Durchführung einer Veranstaltung erforderlich ist, können notwendige Daten an den jeweiligen Ausrichter oder andere unmittelbar mit der Veranstaltungsdurchführung beauftragte Stellen weitergegeben werden. Für den technischen Betrieb können entsprechend beauftragte IT-Dienstleister personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung verarbeiten. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere Rechtsgrundlage vorliegt.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie für gegebenenfalls daraus resultierende Ansprüche erforderlich sind. Daten, die gesetzlichen steuer-, handels- oder sonstigen rechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für die Dauer der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist gespeichert. Nicht mehr erforderliche Veranstaltungs- und Organisationsdaten werden anschließend gelöscht oder, soweit sie ausschließlich noch für statistische Zwecke benötigt werden, anonymisiert.
Erforderlichkeit der Angaben
Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben sind für die jeweilige Anmeldung oder Veranstaltungsdurchführung erforderlich. Ohne diese Angaben kann eine Anmeldung gegebenenfalls nicht durchgeführt oder bearbeitet werden. Freiwillige Zusatzangaben sind entsprechend gekennzeichnet.
Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Außerdem können Rechte auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen eine Verarbeitung bestehen. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Verantwortliche mit Sitz in Baden-Württemberg ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de, zuständig.
Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung nicht statt.
